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Scot Consultoria

Carta Gestor - O poder da rotina: nada supera uma equipe que funciona bem no dia a dia


Segunda-feira, 28 de setembro de 2020 - 18h00


O telefone tocou na cidade. Era o capataz preocupado com o fim do estoque de ração e achou melhor já avisar o dono da fazenda para fazer a compra. E o gerente? Estava enfiado em uma pilha de papéis, coitado. Preenchendo mapas atrasados para alimentar o sistema, pois infelizmente, o responsável de campo não conseguiu organizar sua parte nos cadernos. Por isso, o gerente, também, acabou atrasando o fluxo de caixa que era sua função.


Preocupado e solidário à equipe, o proprietário decidiu que iria contratar um assistente para o gerente e me ligou. “Antônio, você teria um modelo de perfil profissional que devo buscar para essa pessoa?”. Perguntei: “Você já falou com o seu gerente sobre isso?” Ele me disse que não. Expliquei que ele deveria ser o primeiro a ser consultado, mas antes, questionei sobre a rotina de trabalho de cada um e ele riu. “Ah, eles sabem o que devem fazer, só estão com coisas acumuladas”.


É verdade, nessa e em muitas fazendas pecuárias brasileiras as tarefas, principalmente gerenciais e administrativas, estão acumuladas e sabe o porquê? Por falta de método e rotina estabelecidas. Enfatizo o “estabelecidas”, pois muitas vezes, essas definições estão no papel ou foram citadas em uma reunião anual e há a falsa ideia que todos sabem o que fazer, mas na verdade, a rotina não está incorporada no dia a dia. Falta a lembrança semanal, coordenação e comunicação para que seja internalizada. O óbvio precisa ser dito, lembre-se disso em sua próxima reunião operacional.


Definida a rotina, seus guardiões serão as próprias pessoas que compõe a equipe para que as funções não se confundam, se sobreponham, sejam refeitas ou esquecidas.


Voltando ao nosso exemplo inicial, se a equipe de campo fosse treinada e incentivada semanalmente, teriam preenchido os registros corretamente, assim, o gerente estaria fazendo o fluxo de caixa e, com isso, saberia os gargalos gerenciais, como a falta do estoque de ração. Também poderia analisar algum aplicativo disponível para facilitar as anotações das pessoas de campo de forma mais simples e intuitiva.


Em qualquer negócio, quando as coisas estão organizadas, elas fluem melhor para todos. Por esse motivo, enumero sete pontos que o líder precisa ter para garantir que a rotina se estabeleça no dia a dia da fazenda:


Praticar o conjunto de valores definidos para a fazenda

Assim como a missão, temos os valores de nosso negócio e eles não devem se limitar a um quadrinho no escritório, mas precisam, primeiramente, estar claros para todos e ser reconhecidos pela prática. É fundamental em uma propriedade, por exemplo, que tenha disciplina, asseio, zelo e todos devem dar exemplo, inclusive o líder. Com os valores às claras, a consequência é que haja o comportamento alinhado entre as pessoas.


Tenha objetivos tangíveis e big numbers claros

Se nesse momento da leitura, após essa frase, não veio em sua mente qual é a expectativa de produção por hectare ao ano de sua fazenda ou qual é o GMD médio esperado, sinto informar que sua gestão não está correta. Quem tem os big numbers definidos não gagueja nem em pensamento! Ter metas definidas norteia a todos. Acompanhá-los mostra que a rotina está sendo praticada. Os big numbers são os guardiões do foco da fazenda lucrativa.


Coloque o boi no centro do seu organograma

O organograma é uma figura gráfica que representa a estrutura organizacional e “quem serve a quem”. Ele representa a hierarquização e organização entre os setores e não, necessariamente, precisa ser em modelo vertical. Dito isso, ao colocar o boi no centro do papel, perguntamos “o que ele precisa?”. As respostas serão: pastagem em altura correta, água de qualidade, sombra, consumo de 600gr/dia para ganhar meio quilo e por aí vai. Sabendo o que o boi precisa, deriva-se o organograma. Quem irá cuidar do manejo da pastagem? E da sanidade? De compras? Suprimento? O boi também é o chefe do presidente, pois é dele que deriva seu negócio.


Tenha padrão de processos

Todos os processos da fazenda precisam ser padronizados e descritos, somente assim há o cumprimento das atividades como o esperado e sua melhoria. A descrição pode ser feita de forma simples, anotando no celular, no curral, enquanto realizam a tarefa, para depois repassar para o computador buscando gargalos e melhorias. Não espere o momento perfeito, mas descreva o que precisa ser feito. Além de ter um guia pronto para o caso de uma substituição ou promoção, a definição de processo auxilia todos os trabalhadores, pois se sabe, exatamente, o que se espera de cada um e como a tarefa deve ser cumprida.


Cumprir funções traz realização

Quando está claro o que se deve fazer, há maior chance de que a tarefa seja cumprida e com isso há maior probabilidade de realização pessoal entre as pessoas da equipe. Sabe, no fim do dia, aquela alegria pelo “dever cumprido”? É isso! Quando se abrem muitas tarefas e poucas são concluídas há ansiedade, desespero e frustração e o esforço não é reconhecido. O que se espera do líder é que fortaleça o talento das pessoas, lembrando que o talento não é algo sobrenatural, mas simplesmente fazer bem feito o que se espera. Quando alguém faz uma cerca correta ou um trato bem feito, ele tem talento para aquela função.


Tenha uma boa coordenação e comunicação

Tarefas simples ou complexas precisam ter o mesmo fluxo de coordenação e comunicação, isso está na teoria básica da gestão. Para isso é preciso ter uma gestão eficiente de rotina e as pessoas se comunicarem bem. A ferramenta mais barata é a reunião operacional semanal, com os assuntos chave da propriedade e todos seguem na semana sabendo o que se espera. Após delegado, também, será preciso monitorar e isso, atualmente, pode ser feito por meio de aplicativo. Existem vários no mercado, inclusive nós temos o APP Inttegra, que reúne funções de divisão de tarefas, anotações e uma rede social interna. Tudo de forma simples, com foto e áudio, mas que funciona como um elemento de pressão e organização. Independentemente de sua escolha, busque ferramentas que permitam a gestão e monitoramento na semana. Isso trará alinhamento ao time.


Esteja aberto ao aprendizado

A única certeza que temos é que as coisas mudam. Queremos um mundo perfeito, mas sabemos que não é possível, portanto, é preciso estar aberto ao novo, à mudança e à adaptação. Os imprevistos, estatisticamente, acontecem, e isso nos leva a aprender e buscar conhecimento em todas as áreas. Seja aprofundando em coisas que já fazemos e, surgem novas técnicas, ou seja em algo que nunca se esperou fazer. Quem iria imaginar que os eventos seriam todos transferidos para plataformas digitais e teríamos que lidar com isso em um passe de mágica? Assim é a vida, recheada de mudanças e isso a faz fantástica. Permita olhar as coisas por esse prisma para que esteja aberto ao novo e sedento de conhecimento em sua área.


Por fim, assim como respiramos e nem notamos isso, a fazenda precisa ser orgânica e funcionar sem sofrimento. Isso é fruto de uma rotina bem estabelecida e boa comunicação. Tenha a certeza de que nada supera uma equipe que funciona bem no dia a dia. 



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